হিসাব-নিকাশ করার সফটওয়্যার এমএস এক্সেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনেক কিছুই করা
যায়। এ ক্ষেত্রে সময় অনেকটাই বাঁচে। যেমন ২০ জন ছাত্রছাত্রীর পরীক্ষার
ফলাফল থেকে সর্বোচ্চ নম্বর বা গ্রেডপ্রাপ্ত; একই গ্রেডের ৩, ৫ বা ১০ জনের
ফলাফল দেখানো, প্রিন্ট করা—এমন কাজ করা যায় অটো ফিল্টার ব্যবহার করে। অটো
ফিল্টার দিয়ে প্রয়োজন হলে যে প্রত্যেকের রোল নম্বর অনুসরণ করে আলাদা আলাদা
ফলাফল দেখানো যাবে।
এই কাজের জন্য একটি এক্সেল ফাইল খুলুন। আপনার দরকারি উপাত্ত বা ডেটা লিখে দিন (এন্ট্রি করা)। ধরুন, A - F ফিল্ডে ক্রমান্বয়ে লিখুন Name, Roll, Bangla, English, Math & Total। তারপর A - F ফিল্ডে নাম রোলসহ প্রয়োজনীয় বিষয়গুলোর নম্বরসহ মোট নম্বর বের করুন। যেমন- Name ফিল্ডে Karim, Roll ফিল্ডে 101, Bangla ফিল্ডে 70, English ফিল্ডে 60, Math ফিল্ডে 80 এবং Total ফিল্ডে 210; এভাবে ১৫-২০ জনের উপাত্ত দিন। এরপর Name, Roll, Bangla, English, Math & Total নির্বাচন করে Data মেনু থেকে Filter-এ মাউস ধরলে সাবমেনু হিসেবে Auto Filter, Show All & Advanced Filter দেখা যাবে। Auto Filter-এ ক্লিক করুন। দেখুন ডাউন অ্যারো চিহ্ন হিসেবে সব ফিল্ড ফিল্টারিং হয়ে যাবে।
এবার Roll ফিল্ডের ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করলে All, Top 10 …, Custom… সহ রোল নম্বরের তালিকা দেখা যাবে। এ রকম প্রত্যেকটি ফিল্ডের ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করলে ওই ফিল্ড বা কলামের সব ডেটা তালিকার মতো করে দেখাবে। Top 10-এ ক্লিক করলে Top 10 Auto Filter নামে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এখান থেকে ১০ মুছে ৫ (যা প্রয়োজন) লিখুন এবং লক্ষ্য করুন, সর্বোচ্চ গ্রেড বা নম্বরপ্রাপ্ত পাঁচজনের তালিকা চলে আসবে। এভাবে আপনি যত ইচ্ছা বা ১০০ জনের নামে ডাটা এন্ট্রি থাকলেও ২০-২৫ জনের সর্বোচ্চ গ্রেড বা নম্বর আদালাভাবে দেখতে বা প্রিন্ট করতে পারবেন। এই পদ্ধতি অনুসরণ করে যদি সব ফিল্ডের একজনের ডেটা দেখতে বা প্রিন্ট করতে চান তাও করতে পারবেন এবং বিষয়ভিত্তিক কতজন সমান বা একই গ্রেড বা নম্বর পেয়েছে তাও বের করতে পারবেন।
এই কাজের জন্য একটি এক্সেল ফাইল খুলুন। আপনার দরকারি উপাত্ত বা ডেটা লিখে দিন (এন্ট্রি করা)। ধরুন, A - F ফিল্ডে ক্রমান্বয়ে লিখুন Name, Roll, Bangla, English, Math & Total। তারপর A - F ফিল্ডে নাম রোলসহ প্রয়োজনীয় বিষয়গুলোর নম্বরসহ মোট নম্বর বের করুন। যেমন- Name ফিল্ডে Karim, Roll ফিল্ডে 101, Bangla ফিল্ডে 70, English ফিল্ডে 60, Math ফিল্ডে 80 এবং Total ফিল্ডে 210; এভাবে ১৫-২০ জনের উপাত্ত দিন। এরপর Name, Roll, Bangla, English, Math & Total নির্বাচন করে Data মেনু থেকে Filter-এ মাউস ধরলে সাবমেনু হিসেবে Auto Filter, Show All & Advanced Filter দেখা যাবে। Auto Filter-এ ক্লিক করুন। দেখুন ডাউন অ্যারো চিহ্ন হিসেবে সব ফিল্ড ফিল্টারিং হয়ে যাবে।
এবার Roll ফিল্ডের ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করলে All, Top 10 …, Custom… সহ রোল নম্বরের তালিকা দেখা যাবে। এ রকম প্রত্যেকটি ফিল্ডের ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করলে ওই ফিল্ড বা কলামের সব ডেটা তালিকার মতো করে দেখাবে। Top 10-এ ক্লিক করলে Top 10 Auto Filter নামে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এখান থেকে ১০ মুছে ৫ (যা প্রয়োজন) লিখুন এবং লক্ষ্য করুন, সর্বোচ্চ গ্রেড বা নম্বরপ্রাপ্ত পাঁচজনের তালিকা চলে আসবে। এভাবে আপনি যত ইচ্ছা বা ১০০ জনের নামে ডাটা এন্ট্রি থাকলেও ২০-২৫ জনের সর্বোচ্চ গ্রেড বা নম্বর আদালাভাবে দেখতে বা প্রিন্ট করতে পারবেন। এই পদ্ধতি অনুসরণ করে যদি সব ফিল্ডের একজনের ডেটা দেখতে বা প্রিন্ট করতে চান তাও করতে পারবেন এবং বিষয়ভিত্তিক কতজন সমান বা একই গ্রেড বা নম্বর পেয়েছে তাও বের করতে পারবেন।
কোন মন্তব্য নেই:
একটি মন্তব্য পোস্ট করুন